Termine & Kalender
Termine sind die konkreten, buchbaren Slots eines Angebots – mit Datum, Uhrzeit und Belegung. Im Kalender planst du sie visuell.
Termine verwalten
- Jeder Termin gehört zu einem Angebot und übernimmt dessen Titel, Kapazität und Ort.
- Status – veröffentlicht, Entwurf oder abgesagt. Nur veröffentlichte Termine sind für Gäste buchbar.
- Belegung – wie viele der Plätze schon gebucht sind.
- Beim Öffnen eines Termins siehst du die zugehörigen Buchungen und kannst neue hinzufügen.
Termin endgültig löschen
Einen einzelnen Termin kannst du absagen (die Gäste werden informiert). Hatte er nie eine Buchung – auch keine stornierte –, steht danach auf seiner Detailseite zusätzlich „Termin endgültig löschen": Er verschwindet dann aus Kalender und Terminliste. Abgesagte Termine mit Gästen bleiben als Historie stehen und lassen sich nicht löschen.
Versehentlich angelegte Termine loswerden: Erst absagen, dann „Termin endgültig löschen". Die Terminserie kennt abgesagte Termine nicht – sie sieht nur veröffentlichte –, deshalb bleiben sie ohne diesen Schritt grau im Kalender stehen.
Termin verschieben
Seit dem 26. August 2026 auf der Termin-Detailseite, rechts unter „Weitere Aktionen" (aufklappen): Knopf „Verschieben" → neues Datum und neue Uhrzeit, die Dauer bleibt. Alles, was am Termin hängt, wandert mit – Buchungen, Warteliste, Tischzuordnung, bei freier Zeitwahl die gewählten Zeitfenster der Gäste. Ein mehrtägiger Workshop verschiebt sich mit allen Tagen um dieselbe Differenz.
- Der Dialog zeigt vorab „X Buchungen · Y Personen werden mitverschoben".
- „Gäste per Mail informieren" ist vorausgewählt: Jeder Gast bekommt die Vorlage „Termin verschoben" mit alter und neuer Zeit und einem neuen Kalender-Eintrag. Abwählen nur bei Korrekturen, die niemand merkt. Dein Studio-Postfach bekommt eine Kopie.
- Eine schon verschickte Terminerinnerung geht für die neue Zeit erneut raus.
- Liegt die neue Zeit in der Vergangenheit oder läuft im selben Raum dann schon ein anderer Termin, warnt der Dialog – verschieben kannst du trotzdem.
- Nur kommende, veröffentlichte Termine lassen sich verschieben.
Ein verschobener Termin gehört danach nicht mehr zu seiner Terminserie. Sonst würde die Serie ihn beim nächsten Speichern auf die alte Uhrzeit zurückziehen. Er bleibt ein ganz normaler Termin des Angebots – nur eben nicht mehr Teil der Serie.
Kalenderansicht
Der Kalender zeigt deine Termine visuell über Tage und Wochen – ideal, um Auslastung und freie Slots auf einen Blick zu sehen.
Unter jeder Tageszahl steht je Termin ein kleiner Belegungszähler mit Punkt in der Farbe des Angebots: „6/12" (gebuchte Plätze von der Gesamtzahl), bei freier Zeitwahl „27 Gäste". Volle Termine sind rot markiert; bei mehr als drei Terminen am Tag steht „+2" – die Details siehst du beim Überfahren mit der Maus oder nach Klick in der Tagesliste. Auf dem Handy sind die Zähler ausgeblendet, dort zeigt die Tagesliste die Belegung.
Seit dem 26.08.2026 zeigen Kalender und Terminliste immer denselben Zustand. Ein Termin gilt als voll, sobald die Plätze belegt sind, ein Raum durch ein anderes Angebot besetzt ist, oder der Termin nur als Ganzes vergeben und schon gebucht ist. Nutzt du die Automatische Tischplanung, zählt zusätzlich: Ist kein Tisch mehr frei, gilt der Termin als voll – selbst wenn rechnerisch noch Plätze übrig wären, weil sie auf keinen einzelnen Tisch mehr passen. Wirkt ein Termin bei dir seit kurzem „voller" als früher, ist das keine Störung, sondern die Korrektur einer Anzeige, die vorher an zwei Stellen unterschiedlich rechnete. An deinen Buchungen ändert sich dadurch nichts.
Monat, Woche oder Tag
Oben rechts im Kalender wählst du die Ansicht: Monat (wie bisher), Woche oder Tag. Deine Wahl bleibt im Browser gemerkt – beim nächsten Öffnen startet der Kalender in der zuletzt gewählten Ansicht. Der Knopf „Heute" neben den Blätter-Pfeilen springt in jeder Ansicht zurück zum heutigen Tag – auch im Monat, wenn du weit geblättert hast.
Die Tagesansicht ist eine Zeitleiste: eine Zeile je Angebot, jeder Termin ein Block mit Uhrzeit und Belegung („12 / 20", Balken darunter). Schraffiert = noch keine Buchung, rote Kontur = voll, grau gestrichelt = abgesagt. Unten steht je Stunde, wie viele Gäste im Haus sind und wie viele Plätze es insgesamt gibt – die Farbe zeigt die Auslastung. Klick auf einen Block öffnet den Termin.
Die Wochenansicht zeigt Montag bis Sonntag nebeneinander, jeden Termin als Karte mit Uhrzeit, Angebot und Belegung. Liegen vier oder mehr Termine auf derselben Startzeit, fasst die Woche sie zu einer Sammelkarte zusammen („10:00 · 7 Angebote · 4 Gäste / 140 Plätze"); ein Klick darauf öffnet den Tag.
Viele Angebote parallel (etwa sieben Kurse, alle um 10:00)? Dann ist der Tag deine Ansicht: sieben ruhige Zeilen statt sieben Punkte in einer Monatszelle.
Nur gebuchte Termine zeigen
Oben rechts, neben den Ansicht-Knöpfen, steht der Kippschalter „Nur gebuchte“. Ist er an, verschwinden alle Termine, in denen niemand gebucht hat – in Monat, Woche und Tag gleichermaßen. Gedacht für volle Kalender: Wer viele Termine anbietet und wissen will, wo wirklich Gäste sitzen, sieht sonst vor lauter leeren Kacheln nichts.
Der Schalter wirkt sofort und braucht keinen Speichern-Knopf; sein Stand bleibt je Browser gemerkt, genau wie die Wahl der Ansicht. An deinen Daten ändert er nichts, und für Gäste ist er unsichtbar.
Abgesagte Termine mit Buchungen bleiben sichtbar – dort sitzen Gäste, die du womöglich noch erreichen musst. Abgesagt und leer verschwindet wie jeder andere leere Termin.
Sagst du einen Termin ab, werden die betroffenen Gäste informiert. Frei werdende Plätze kann die Warteliste automatisch nachbesetzen.
Termin öffnen
In der Terminliste öffnet ein Klick auf die Zeile oder rechts „Öffnen" die Termin-Detailseite. Ein Klick auf einen Teilnehmer dort führt in seine Buchungs-Akte.
Seit dem 15.09.2026 ist die Seite aufgeräumt: Links stehen die Termin-Infos (Angebot, Beginn, Uhrzeit, Ort, Belegung, Status, interne Anmerkung), rechts daneben die Knöpfe — nach Häufigkeit sortiert. Der Kopf über dem Titel ist frei.
- Aktionen (immer offen) — „Arbeitszettel" (Druckansicht oder PDF), „Tische" (Tischbelegung und Tische zuteilen, nur mit Tischplanung oder Platzwahl) und „Notiz & Foto" (interne Anmerkung, Foto hochladen oder entfernen). Darunter erscheinen nur, wenn gerade fällig: „Warteliste prüfen" und „Abholung an alle senden".
- Weitere Aktionen (zugeklappt, ein Klick öffnet) — Seltenes und Folgenreiches: „Mehrtägig machen", „Abweichende Belegung", „Verschieben", „Absagen" und – bei abgesagten Terminen ohne Buchungen – „Termin endgültig löschen".
- „Buchung anlegen" steht wie bisher über der Teilnehmerliste.
Auf dem Handy stehen Infos und Knöpfe untereinander.
Einen Termin online schließen
Seit 09.10.2026. Oben auf der Termin-Detailseite steht der Kippschalter „Online buchbar". Aus = Gäste können diesen einen Termin online nicht mehr buchen und sehen ihn nicht mehr im Kalender; ein vorhandener Direktlink zeigt „Dieser Termin ist derzeit nicht buchbar". Am Tresen („Buchung anlegen") kannst du weiter Buchungen anlegen, bestehende Buchungen bleiben unberührt. Der Schalter speichert sofort und lässt sich jederzeit wieder einschalten.
- Gäste, die schon gebucht haben, können über ihren Buchungslink die Personenzahl weiterhin verkleinern oder stornieren — erhöhen oder auf einen anderen, ebenfalls geschlossenen Termin umbuchen geht nicht.
- Die Warteliste rückt an einem geschlossenen Termin nicht nach, auch wenn ein Platz frei wird.
- Der Schalter erscheint nur bei veröffentlichten, buchbaren Terminen — nicht bei Malkoffer-Tagen.
Typischer Einsatz: Hast du die Tische nach der automatischen Tischplanung von Hand zugeteilt (Modus „Tische auffüllen"), schließt der Schalter den Termin für neue Online-Buchungen — damit niemand mehr einzeln neben eine fremde Gruppe gesetzt wird.
Dieser Schalter ersetzt den früheren Knopf „Wieder online buchbar machen" (für Termine, die beim Löschen einer Terminserie behalten wurden) — derselbe Fall läuft jetzt über denselben Kippschalter.
Nachricht an alle Gäste
Seit 20. September 2026. Termin öffnen → rechts „Weitere Aktionen" aufklappen → „Nachricht an alle Gäste". Betreff und Text eingeben, senden. Sie liegt bewusst eine Klappe tief: Man braucht sie selten, und sie erreicht alle Gäste auf einmal.
- Sie geht an alle Gäste, die einen Platz halten – bestätigt, vorläufig und Zahlung offen. Storniert oder abgelehnt bekommt niemand etwas.
- Im Dialog steht vor dem Klick, an wie viele Gäste sie geht.
- Termin, Datum und Personenzahl hängen wir automatisch an – die musst du nicht wiederholen.
- Zeilenumbrüche bleiben erhalten, höchstens 1 000 Zeichen. Jede Mail steht einzeln im Mail-Protokoll.
- Der Knopf erscheint nur vor dem Termin und nur, wenn jemand gebucht hat.
Gedacht für alles, was kurzfristig dazukommt: Treffpunkt, Parkplatz, „bitte 10 Minuten früher". Tresen-Buchungen ohne E-Mail-Adresse können wir nicht erreichen; die Rückmeldung nach dem Senden sagt, wie viele das waren.
Abholung melden (bei manueller Abhol-Benachrichtigung)
Steht die Einstellung „Abhol-Benachrichtigung" auf Manuell per Knopf am Termin (Einstellungen → Buchung), erscheint auf der Detailseite eines vergangenen Termins rechts unter „Aktionen" der Knopf „Abholung an alle senden". Der Dialog nennt vorher die Zahlen: wie viele Gäste die Mail bekommen, wie viele schon benachrichtigt wurden (werden übersprungen) und wie viele keine E-Mail-Adresse haben. In der Teilnehmerliste gibt es je Gast „Abholung senden" – nach dem Versand „Abholung erneut senden" – und die Spalte „Abhol-Mail" mit dem Datum. Sind alle benachrichtigt, verschwindet der Sammel-Knopf von selbst. Die Termine, an denen noch jemand wartet, findest du über den Filter „Abholung offen" (er schaltet „Nur kommende" aus) oder über den Dashboard-Kasten „N Termine warten auf die Abhol-Meldung" – gezählt ab dem Tag der Umstellung auf „Manuell".
Arbeitszettel drucken (Teilnehmerliste)
Öffne einen Termin und klicke rechts unter „Aktionen" auf „Arbeitszettel" → „Druckansicht" oder „Arbeitszettel (PDF)" (zum Drucken direkt aus dem Browser). Du bekommst eine übersichtliche Liste für den Studio-Alltag – ideal zum Ausdrucken und Abhaken.
- Alles auf einen Blick – Datum, Uhrzeit und Belegung sowie alle Teilnehmer mit Name, Personenzahl, Telefon, Gutschein/Rabatt und Zahlung.
- Anfragen (bei „Bestätigung erforderlich") sind als vorläufig gekennzeichnet.
- Sitzplan – nutzt der Termin die Platzwahl, ist der Plan dabei: belegte Plätze sind farbig markiert, die Platz-Bezeichnungen (A, B, C …) bleiben erhalten. Wer wo sitzt, steht in der Spalte „Plätze".
- Notizfeld zum handschriftlichen Ausfüllen – z. B. für weitere Personen einer Buchung (im System steht pro Buchung ein Name).
Über „Notiz & Foto" → „Anmerkung" hinterlegst du eine interne Notiz zum Termin (z. B. „Gruppe bringt eigene Torte mit"). Sie erscheint oben auf dem Arbeitszettel und ist nur intern – nie für Gäste sichtbar.
Über „Notiz & Foto" → „Foto" hängst du ein Bild an den Termin (seit 13. September 2026) – zum Beispiel die Rohlinge, die eine Mutter vorab für den Kindergeburtstag ausgesucht hat. Wer den Termin betreut, sieht das Foto auf der Termin-Seite (Klick öffnet es in voller Größe) und auf dem Arbeitszettel; in der Terminliste zeigt ein Kamera-Symbol, dass eines hinterlegt ist. Das Bild wird automatisch auf Bildschirmgröße verkleinert, du kannst also direkt vom Handy hochladen. Zum Löschen gibt es den Knopf „Foto entfernen". Nur intern, nie für Gäste sichtbar.
Häufige Fragen
Wie lege ich viele Termine schnell an?
Nicht einzeln – über eine Terminserie im Angebot. Du wählst Tage + Uhrzeiten, die Termine entstehen automatisch.
Ein Termin taucht beim Gast nicht auf
Status prüfen: nur veröffentlichte Termine sind buchbar; Entwürfe und vergangene Termine werden nicht angezeigt.
Kann ich einen einzelnen Termin anders machen (Zeit/Plätze)?
Ja – öffne den Termin und klappe rechts „Weitere Aktionen" auf: „Abweichende Belegung" für die Platzzahl, „Verschieben" für Datum und Uhrzeit (seit 26. August 2026). Titel, Preis und Dauer kommen weiter vom Angebot.
Meine Filter sind weg, sobald sich jemand anderes anmeldet
Seit dem 26. August 2026 merken sich die Listen (Termine, Buchungen, Kunden, Gutschein, Angebote, Warteliste) Filter und Sortierung pro Benutzer – auch nach dem Abmelden. Mitarbeiter und Inhaber sehen jeweils ihre eigenen. Suchtext und Datumsfilter („von/bis") bleiben absichtlich draußen; „Filter zurücksetzen" löscht auch das Gemerkte.
Ein Termin war eben noch grün, jetzt ist er rot – habe ich etwas kaputt gemacht?
Nein. Seit dem 26.08.2026 zeigen Kalender und Terminliste denselben Zustand an (siehe Kasten oben bei „Kalenderansicht"). Besonders mit Automatischer Tischplanung kann ein Termin jetzt schon voll sein, obwohl rechnerisch noch Plätze frei wären – weil kein einzelner Tisch mehr passt. An deinen Buchungen ändert sich dadurch nichts.
Bei freier Zeitwahl: Gäste und Spitze
Bei Angeboten mit freier Zeitwahl steht in der Belegungsspalte nicht „3 / 12", sondern „27 Gäste · Spitze 18/20":
- Gäste – wie viele über den ganzen Tag kommen.
- Spitze – die höchste gleichzeitige Belegung. Danach richtet sich auch die Ampelfarbe.
Dass die Gästezahl über der Platzzahl liegt, ist normal und kein Fehler – Gäste kommen gestaffelt.
Auf der Termin-Detailseite zeigt der Abschnitt Tagesverlauf je Startzeit einen Balken: Du siehst auf einen Blick, wann es voll wird. Die Teilnehmerliste hat dort eine Spalte „Kommt um" und ist nach Ankunft sortiert – ebenso der Arbeitszettel.
Neu sortiert
Die Terminübersicht zeigt jetzt den nächsten Termin oben statt den am weitesten entfernten. Der Knopf „Absagen" ist aus der Liste verschwunden – die Aktion benachrichtigt alle Gäste und ist endgültig, deshalb steht sie nur noch auf der Termin-Detailseite.
Der Filter „Nur kommende"
Über der Terminliste steht der Schalter „Nur kommende". Er ist voreingestellt an – du siehst also standardmäßig nur, was noch bevorsteht.
Schalte ihn aus, wenn du in der Vergangenheit suchst: „Wann war der Kurs mit der Schulklasse?", „Wie viele waren im März da?". Ohne das Ausschalten wirkt es, als gäbe es diese Termine nicht mehr.