Die Mail-Vorlagen
Jede Mail, die dein Studio verschickt, hat eine Vorlage. Du kannst jede davon umschreiben – musst es aber nicht.
Du findest sie unter Kommunikation → Mail-Vorlagen. Voreingestellt sind alle fertig formuliert und einsatzbereit; die meisten Studios ändern nie eine davon.
Welche es gibt
Es sind 15 – genau die, die du in der Liste siehst. Alle gehen an Gäste.
| Vorlage | Wann sie rausgeht |
|---|---|
| Reservierungsbestätigung | Direkt nach einer Reservierung. |
| Terminerinnerung | Automatisch vor dem Termin – Standard 12 Stunden vorher, einstellbar unter Kommunikation → Mail → „Automatische Mails". |
| Abholung bereit | Wenn die gebrannten Stücke abholbereit sind. |
| Storno-Bestätigung | Wenn ein Gast selbst storniert. |
| Reservierung vom Studio storniert | Wenn du eine einzelne Reservierung stornierst – der Termin selbst findet statt. Mit Platzhalter {{ grund }} (seit 26. August 2026). |
| Termin abgesagt | Wenn du einen ganzen Termin absagst – alle Gäste. |
| Termin verschoben | Wenn du einen Termin auf ein anderes Datum oder eine andere Uhrzeit verschiebst – mit alter und neuer Zeit und neuem Kalender-Eintrag (seit 26. August 2026). |
| Warteliste – Eintrag bestätigt | Wenn sich jemand auf die Warteliste setzt. |
| Warteliste – Platz frei geworden | Wenn jemand nachrückt. |
| Bewertung anfragen | Eine Stunde nach dem Termin. |
| Anfrage eingegangen (vorläufig) | Bei Angeboten mit Bestätigungspflicht: sofort nach der Anmeldung. |
| Anfrage abgelehnt | Wenn du eine vorläufige Anmeldung ablehnst. |
| Gutschein – Kaufbestätigung | Nach dem Online-Kauf, mit dem Gutschein-PDF im Anhang. |
| Geburtstags-Gruß | Am Geburtstag des Gastes, wenn das Geburtstags-Modul an ist. |
| Reaktivierung (lange nicht da) | Wenn ein Gast seit einer eingestellten Zahl von Tagen nicht mehr da war. |
Nicht jede Mail hat eine Vorlage. YourSlots verschickt noch ein paar mehr – die Umbuchungs-Mail an den Gast, die Rechnungs-Mail mit dem PDF und die Kopien in deinen Studio-Posteingang („neue Buchung", „Stornierung", „Termin geändert", „Termin verschoben"). Die stehen nicht in der Liste und lassen sich nicht umschreiben; sie gehen immer im Standardtext raus.
Eine Vorlage ändern
- Vorlage öffnen und den Text anpassen.
- Platzhalter stehen in geschweiften Klammern – sie werden beim Versand ersetzt. Lass sie stehen, sonst fehlt dem Gast die Information.
- Speichern.
Du kannst jederzeit zurück. Zu jeder geänderten Vorlage gibt es „Auf Standard zurücksetzen" – du kannst also gefahrlos ausprobieren.
Eigene Vorlagen gibt es ab dem Paket Studio. Nach einem Wechsel in ein Paket ohne Mail-Vorlagen gehen wieder die Standard-Mails raus; deine Vorlagen bleiben gespeichert und gelten wieder, sobald du wechselst.
Der Gast kann Termin und Personenzahl selbst ändern
Seit dem 10. August 2026 kann ein Gast seinen Termin oder die Personenzahl selbst ändern, ohne Anmeldung. Bestätigung, Erinnerung und „Platz frei geworden" tragen den ändern-Link in ihrem ausgelieferten Standardtext seit dem 26. August 2026 zusätzlich zum bestehenden stornieren-Link – zuvor fehlte er dort, obwohl die Funktion selbst schon lief.
Der Ändern-Link erscheint nur, wenn es für diese Buchung wirklich geht: Dein Paket enthält „Selbst umbuchen“, der Termin hat keine feste Sitzplatzwahl, die Buchung ist bestätigt und deine Änderungsfrist läuft noch. Sonst fällt die Zeile weg.
Hast du eine Vorlage selbst geschrieben, bekommst du den Link nicht automatisch. In der Vorlagen-Übersicht steht dann ein blauer Hinweis mit dem Platzhalter {{ aendern_url }} zum Einsetzen – zum Beispiel: „Pläne geändert? Du kannst deinen Termin selbst [ändern]({{ aendern_url }}).“
Eine selbst geänderte Vorlage pflegen wir nicht mehr für dich. Beispiel: Schaltest du das Selbst-Stornieren ab, entfernt YourSlots den Storno-Link aus allen unveränderten Vorlagen automatisch. Deinen eigenen Text lassen wir in Ruhe – dort bekommst du stattdessen einen Hinweis, damit du den Satz selbst streichst.
Es gibt keine Vorschau im Admin. Wenn du sehen willst, wie eine geänderte Vorlage wirklich aussieht, schick dir über E-Mails eine Test-Mail an deine eigene Adresse.
Drei Storno-Mails – welche ist welche?
Eine häufige Frage: „Es gibt eine Vorlage für Stornierung – gibt es auch eine, wenn das Studio storniert?" Ja, und es sind drei verschiedene:
- Storno-Bestätigung – der Gast hat selbst storniert.
- Reservierung vom Studio storniert – du hast seinen Platz storniert, der Termin läuft weiter. Der Grund aus dem Storno-Dialog landet über
{{ grund }}in der Mail; ohne Grund fällt die Zeile weg. - Termin abgesagt – du hast den ganzen Termin abgesagt, alle Gäste bekommen sie.
Wenn es nicht klappt
- Ein Platzhalter steht als Text in der Mail (etwa
{{ vorname }}statt „Lisa“). Dann stimmt die Schreibweise nicht – zwei geschweifte Klammern auf jeder Seite, kleingeschrieben, keine Umlaute. Kopier ihn lieber aus der Liste bei der Vorlage, statt ihn zu tippen. - Eine Information fehlt in deiner eigenen Vorlage. Ein Platzhalter, den du nicht hineinschreibst, erscheint auch nicht – etwa der Angebots-Hinweis oder die Antworten auf deine Buchungsfelder. Beim Bearbeiten weist dich YourSlots darauf hin.
- Der Ändern-Link fehlt. Entweder trägt deine eigene Vorlage
{{ aendern_url }}nicht (blauer Hinweis in der Übersicht), oder Ändern geht für diese Buchung nicht: kein Paket „Selbst umbuchen“, feste Sitzplatzwahl, Frist abgelaufen oder Buchung noch nicht bestätigt. - Deine Änderung wirkt nicht. Prüf, ob der Schalter „Eigenen Text verwenden“ an ist – steht er aus, greift wieder unser Standardtext. Der Schalter schaltet die Mail selbst nicht ab.
- Beim Gast kommt eine leere Mail an. Das passiert, wenn der Text aus Word, Outlook oder einer Website hineinkopiert wurde – dort hängt unsichtbare Formatierung dran, von der nach dem Umwandeln nichts übrig bleibt. Füge den Text als reinen Text ein (Strg/Cmd + Umschalt + V); fett geht mit
**Sternchen**. Seit dem 10.09.2026 weist das Feld so einen Text schon beim Speichern ab. - Du willst zurück zum Ausgangspunkt. „Auf Standard zurücksetzen“ stellt den ursprünglichen Text wieder her; ab dann pflegen wir die Vorlage auch wieder für dich mit.