Studio

Automatische Tischplanung

Deine Gäste buchen wie gewohnt nur Termin und Personenzahl — niemand bedient einen Plan. YourSlots verteilt die Gruppen im Hintergrund auf deine echten Tische und zeigt eine ehrliche Verfügbarkeit. Dazu kannst du Tische zusammenschieben lassen und am Termin von Hand zuteilen. Eigenes Add-on ab dem Studio-Paket (14,90 €/Monat, auch im Professional-Paket zubuchbar) — im kostenlosen Testzeitraum inklusive, danach per Zubuchung. Bis September 2026 hieß es „Automatische Tischkapazität".

In drei Schritten

Tische zeichnen unter Studio → Tisch- & Sitzplan — und dort bei Bedarf festlegen, welche Tische ihr zusammenschieben könnt.
Im Angebot einschalten (unten).
Am Termin ansehen — und wenn du willst, von Hand zuteilen.

Einstellung im Angebot

Angebote (Sessions) → Angebot bearbeiten → Reiter „Plätze & Ort" → Auswahl „Automatische Tischplanung". Die Einstellung gilt für alle Termine dieses Angebots.

Die Auswahl im Angebot unter „Plätze & Ort“ – hier auf „Tische auffüllen“

„Aus — Plätze zählen wie bisher" (Voreinstellung) — es zählt die Platzzahl des Angebots. Tische von Hand zuteilen kannst du trotzdem, als reine Planung.
„Eigener Tisch je Gruppe" — kein Tisch wird von zwei Buchungen geteilt; eine große Gruppe darf mehrere Tische bekommen. Für Studios, die Gruppen einen eigenen Tisch garantieren.
„Tische auffüllen — Gruppen bleiben zusammen" — fremde Gruppen dürfen sich einen Tisch teilen, aber jede Gruppe sitzt komplett an einem Tisch oder an einer Tafel aus zusammengeschobenen Tischen. Für maximale Auslastung ohne zerrissene Gruppen. Nur hier wirken Verbünde und Festlegungen von Hand auf die freien Plätze.

Verteilt wird intelligent: erst luftig auf frische Tische, zusammengerückt nur, wenn eine größere Gruppe den Platz braucht.

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Entweder der Gast wählt oder das System. Ist im selben Angebot die Tisch- & Sitzplatzwahl an, ist diese Auswahl ausgegraut — und umgekehrt. Ebenso bei „Nur als Ganzes buchbar" und bei Ressourcen mit „Plätze teilen". Die Zahl im Feld „Plätze pro Termin" bestimmt bei aktiver Automatik nicht mehr die Verfügbarkeit; sie bleibt Obergrenze je Buchung.

Ein Beispiel, das alles erklärt

Fünf 2er-Tische und ein 4er (14 Plätze), Arbeitsweise „Eigener Tisch je Gruppe": Sechs Einzelgäste buchen — der Termin zeigt 0 Plätze frei, obwohl nur 6 Stühle besetzt sind. Kein Fehler: Niemand könnte mehr sitzen, ohne sich einen Tisch zu teilen. Storniert einer, ordnet YourSlots neu — der 4er ist wieder komplett frei, der Termin zeigt 4 Plätze. Auch die Warteliste rückt nur nach, wer wirklich an die Tische passt, und bei der freien Zeitwahl behält jede Gruppe ihre Tische für den ganzen Besuch.

Mit Verbund, Arbeitsweise „Tische auffüllen": Zwei Vierertische bilden V1. Eine Familie mit 8 Personen bucht — YourSlots schiebt die beiden Tische rechnerisch zusammen, statt „ausgebucht" zu melden.

Im Termin: Tischbelegung

Termin öffnen → rechts unter Aktionen auf „Tische" → „Tischbelegung". Das Fenster zeigt die berechnete Verteilung, oben „Effektiv frei: … Plätze".

Tische auffüllen mit Verbund: Familie Berger (8) sitzt an Tisch 1 + Tisch 3, der blaue Kasten sagt „Zusammenschieben“

Blauer Kasten „Zusammenschieben: Tisch 1 + Tisch 3" — diese Tische gehören für diesen Termin zu einer Tafel. Auf der Karte tragen sie das Zeichen V1 ⇄, in der Liste steht die Tafel neben dem Tisch.
„Effektiv frei: 2 Plätze — ohne die Festlegungen von Hand wären es 4" — erscheint, wenn deine Zuteilung von Hand Plätze kostet.
„Festlegung übergangen" — eine Zuteilung von Hand passt nicht mehr (z. B. Gruppe gewachsen) und wird für die Rechnung ignoriert, damit der Termin buchbar bleibt.

Bei „Eigener Tisch je Gruppe" sind mitreservierte Stühle gestrichelt (bleiben leer, gehören aber der Gruppe):

Eigener Tisch je Gruppe – zwei Einzelgäste, die mitreservierten Stühle sind gestrichelt markiert

Beim „Auffüllen" ohne Verbund teilen sich fremde Gruppen einen Tisch — die Liste zeigt, wer zusammen sitzt:

Tische auffüllen – zwei Einzelgäste teilen sich den 2er-Tisch, die 4er-Gruppe hat ihren eigenen

Die Verteilung ordnet sich nach jedem Storno neu — verbindlich wird sie erst, wenn der Termin beginnt. Wer eine Gruppe fest an einen Tisch setzen will, nutzt „Tische zuteilen".

Auf dem Arbeitszettel

Arbeitszettel: Spalte „Tische“ mit „Tisch 1 + Tisch 3 (zusammenschieben)“, darunter der Kasten „Zusammenschieben“ und die Tischbelegung

Der Arbeitszettel zeigt in der Spalte „Tische", wer wo sitzt, einen umrandeten Kasten „Zusammenschieben: …", falls Tische zusammenmüssen, und die Tischbelegung als Bild — mit „Stand: Datum Uhrzeit", weil sich die Verteilung bis zum Termin noch ändern kann. Auf Papier gibt es keine Farben, deshalb steht das Zusammenschieben dort ausdrücklich in Worten. Druck ihn am besten am Termintag.

Woran du siehst, dass es klappt

Lege eine Testbuchung mit 1 Person an. Zeigt der Termin danach zwei Plätze weniger (bei einem 2er-Tisch, „Eigener Tisch je Gruppe"), rechnet die Automatik. Nur einer weniger? Dann ist der Modus für dieses Angebot nicht aktiv. Für den Verbund: Im Auffüll-Modus zeigt ein leerer Termin jetzt mehr frei als dein größter einzelner Tisch.

Wenn es nicht klappt

Die Auswahl ist ausgegraut. — Platzwahl oder „Nur als Ganzes buchbar" ist aktiv, oder für den Standort sind keine Tische mit Plätzen gezeichnet (die Auswahl sagt es dir).
Die Auswahl fehlt ganz. — Das Add-on ist nicht gebucht (Paket & Zahlung); im Starter-Paket gibt es es nicht.
Der Termin zeigt weniger frei, als Stühle leer sind. — Genau das ist die Automatik: Beim „eigenen Tisch" gehören angebrochene Tische ihrer Gruppe; beim „Auffüllen" ist „frei" die größte Gruppe, die noch an einen Tisch bzw. eine Tafel passt. Schiebt ihr in Wirklichkeit Tische zusammen, tragt einen Verbund ein.
Der Verbund wirkt nicht. — Nur „Tische auffüllen" und nur feste Termine (nicht freie Zeitwahl) nutzen ihn.

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Video-Anleitung: Tischplanung – Tische zeichnen, zusammenschieben und zuteilen