Wenn YourSlots selbst ausstellt
Eigene fortlaufende Nummer, eigenes PDF, automatischer Versand. Dafür braucht YourSlots ein paar Angaben von dir.
Wenn YourSlots selbst ausstellt
Du brauchst mindestens Steuernummer oder USt-IdNr. und eine Anschrift (eigene Rechnungsanschrift oder deine Studio-Adresse). Fehlt etwas davon, springt die Wahl beim Speichern auf „gar keine Rechnungen" zurück – lieber kein Beleg als ein formal falscher.
Sobald du Rechnungen erstellst, werden deine Gäste nach ihrer Anschrift gefragt – im Gutschein-Shop und im Buchungsformular werden Straße, PLZ und Ort zur Pflicht. Das gilt für beide Wege. Beim Buchen erscheinen die Felder nur bei Angeboten, die wirklich eine Rechnung erzeugen.
Warum auch bei Lexoffice, wo bis 250 € eine Kleinbetragsrechnung genügt? Weil du darüber sonst daran denken müsstest, die Adresse im Entwurf zu ergänzen. Einmal fragen ist verlässlicher – so ist dein Entwurf immer vollständig.
Firmenrechnung: Unter der Anschrift können deine Gäste „Rechnung an eine Firma" anhaken – dann wird der Firmenname zur Pflicht und die USt-IdNr. der Firma kann angegeben werden – bleibt das Feld leer, ist die Rechnung trotzdem gültig; die meisten Privatkunden haben ohnehin keine. Beides erscheint auf der Rechnung (die Firma über dem Namen). Beim Lexoffice-Weg wird die Firma der Empfängername im Entwurf, die USt-IdNr. steht in der Bemerkung. Im Admin-Buchungsformular sind „Firma" und „USt-IdNr." einfach optionale Felder.
Kein Knopf „Rechnung erstellen" am Gutschein? Dann ist „gar keine Rechnungen" gewählt – oder Lexoffice ohne hinterlegten API-Key. Zweite häufige Ursache: Du hast den eigenen Weg gewählt, aber Steuernummer/USt-IdNr. oder Anschrift fehlten – dann schaltet YourSlots beim Speichern zurück und sagt es dir in einer Meldung. Dritte Möglichkeit: Für diesen Gutschein gibt es bereits eine Rechnung.
Bar verkaufte Gutscheine bekommen nicht automatisch eine Rechnung – es gab ja keinen Online-Kauf. In Kunden & Verkauf → Gutscheine holst du das über das Drei-Punkte-Menü mit „Rechnung erstellen" nach. Ist ein erster Versuch fehlgeschlagen, heißt der Knopf dort „Rechnung nachholen". Das geht auf beiden Wegen: eigener Weg = fertiges PDF, Lexoffice = Entwurf in Lexoffice.
Rechnung herunterladen oder erneut senden
Ruft ein Gast an, weil die Rechnung nicht angekommen ist, oder braucht deine Buchhaltung das PDF: Beides findest du auf der Detailseite, oben bei den Knöpfen.
- Gutschein: Kunden & Verkauf → Gutscheine, Gutschein öffnen.
- Buchung (seit 02.10.2026): Termine & Buchungen → Buchungen, Buchung anklicken – die Akte öffnet sich.
„Rechnung herunterladen" liefert immer genau das PDF, das damals ausgestellt wurde – nie eine neu erzeugte Fassung. „Rechnung erneut senden" verschickt dieselbe Rechnung mit derselben Nummer noch einmal; es entsteht keine neue. Bei einer Buchung nennt dir das Fenster vorher die Adresse des Gastes. Beides dürfen auch Mitarbeiter:innen.
Nach einer Erstattung kannst du die Rechnung einer Buchung weiter herunterladen, aber nicht mehr erneut an den Gast schicken: YourSlots erzeugt keine Stornorechnung, und eine nochmals verschickte Rechnung läse sich wie eine neue Zahlungsaufforderung. Braucht der Gast den Beleg trotzdem, lade ihn herunter und schick ihn mit ein paar eigenen Worten.
In den Listen siehst du die Nummer in der Spalte „Rechnung"; die Knöpfe stehen bewusst nur auf der Detailseite.
Wenn Lexoffice ausstellt
Nummernkreis und PDF liegen bei Lexoffice; YourSlots merkt sich nur, welcher Vorgang übertragen wurde. Deshalb gibt es hier kein Herunterladen und kein erneutes Senden aus YourSlots heraus – beides machst du in Lexoffice.
- Buchungen: Entwurf (empfohlen) oder festgeschrieben, einstellbar je Angebot. Festschreiben ist endgültig.
- Gutscheine: gehen immer als Entwurf nach Lexoffice. Ein Gutscheinverkauf ist ein abgeschlossener Vorgang; es gibt kein Angebot, an dem etwas anderes stehen könnte.
- Anschrift wird beim Kauf/Buchen abgefragt und wandert in den Entwurf – du musst sie dort nicht nachtragen.
Mehrzweckgutschein gibt es über Lexoffice nicht. Deine Gutscheine werden dort mit deinem normalen Steuersatz abgerechnet. Schaltest du mit dieser Einstellung auf Lexoffice um, bekommst du eine Warnung – der Wechsel ist erlaubt, aber keine Kleinigkeit. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.
Ohne API-Key entsteht keine einzige Rechnung – weder für Buchungen noch für Gutscheine. Die Einstellungsseite weist ausdrücklich darauf hin, wenn Lexoffice gewählt, aber kein Zugang hinterlegt ist.
Wenn es nicht klappt
- Die Wahl springt beim Speichern auf „gar keine Rechnungen" zurück. – Dann fehlt Steuernummer/USt-IdNr. oder die Anschrift. YourSlots sagt es in einer Meldung dazu – lieber kein Beleg als ein formal falscher.
- Kein Knopf „Rechnung herunterladen" an der Buchung. – Er steht in der Akte (Buchung anklicken), nicht in der Liste. Fehlt er auch dort, hat die Buchung noch keine Rechnung (dann „Rechnung nachholen") oder dein Studio rechnet über Lexoffice.
- Kein Knopf „Rechnung erstellen" am Gutschein. – Entweder ist „gar keine Rechnungen" gewählt, oder es gibt für diesen Gutschein bereits eine.
- Deine Gäste werden plötzlich nach ihrer Anschrift gefragt. – Das gehört dazu, sobald Rechnungen entstehen. Ohne Anschrift wäre die Rechnung nicht vollständig.